Comment réussir sa migration de logiciel et adapter l’outil à son organisation ? 

Être accompagné dans le changement de logiciel de gestion du camping

Avant de travailler avec le logiciel pour camping eSeason PMS, je travaillais avec Unicamp. On attendait avec impatience le nouveau logiciel qui nous proposait de nouvelles fonctionnalités. Nous nous sommes sentis accompagnés par Septeo Hospitality, nous avons participé à une formation qui nous a permis de nous familiariser avec le logiciel.

eSeason PMS est un logiciel spécialisé pour le camping dont la prise en main est facile et rapide. Grâce à Unicamp, nous avions déjà nos repères. Cela a facilité la migration vers ce nouveau logiciel. Il est intuitif et moderne. Les fonctionnalités produits sont rapides à trouver.

Les membres du personnel à l’année ont eu une formation sur des éléments comme : le paramétrage, comment créer un courrier… une formation qui leur a permis de former à leur tour les saisonniers du camping. La possibilité d’avoir des fiches pratiques sur eSeason PMS nous a également grandement aidé car elles permettent de voir en amont comment le logiciel est fait. Nous les mettons à disposition des saisonniers afin qu’ils puissent s’imprégner du logiciel de gestion, avant même de l’utiliser. Ce qui nous fait gagner du temps dans leur formation.

Pouvoir attribuer des droits différents selon les utilisateurs et leurs niveaux de compétence

Le logiciel eSeason PMS a également été pensé pour nous aider dans l’organisation des équipes du camping. En effet, eSeason PMS nous laisse la possibilité de créer des comptes spécifiques aux saisonniers. Ils n’ont pas accès aux mêmes menus que le personnel référent à l’année et n’ont donc pas les mêmes droits, ils gèrent principalement les départs et arrivées. Cela leur évite d’être moins perdus et facilite donc leur adaptation. De notre côté, ça nous permet d’avoir un suivi des dossiers qu’ils traitent et de garder sous notre responsabilité les opérations importantes : modifications de planning, les éléments financiers….

Gagner du temps grâce à l’interface simple et intuitive

J’ai choisi de travailler avec eSeason PMS car il s’agit du logiciel de référence du métier de l’Hôtellerie de Plein Air. Entre Unicamp et eSeason PMS, j’ai utilisé un autre logiciel de gestion qui était très limité. eSeason PMS me donne l’opportunité de faire plein de choses, on ne se sent pas freiné !

Il est doté de plusieurs fonctionnalités qui permettent d’accéder plus facilement et rapidement à certaines informations. Les raccourcis nous font gagner du temps !

La multiplication des onglets est très bénéfique car je peux effectuer différentes actions en simultanée : traiter une réservation et une vente annexe par exemple.

La gestion du planning du camping est également simplifiée ! Nous avons la possibilité de sélectionner différents critères (le mode d’hébergement et les dates souhaitées par exemple) et cela nous donne directement une vue d’ensemble des disponibilités. Nous pouvons donc répondre aux besoins du client plus rapidement. La visualisation des disponibilités est une réelle valeur ajoutée car nous possédons l’information uniquement en survolant le planning.

Une autre fonctionnalité qui nous est également très utile : la possibilité de bloquer des emplacements. On l’utilise souvent pour nos clients les plus fidèles qui possèdent leur emplacement favori. Si nous l’attribuons par erreur à un autre client, nous recevons un message nous demandant une confirmation d’annulation.

La gestion des arrivées et des départs est également fluidifiée avec eSeason PMS. Grâce à la création d’un menu spécial il nous permet de sélectionner la date et le type de clientèle souhaité (les départs ou les arrivées). En un clin d’œil, nous avons la liste des clients que nous devons traiter en priorité ! Rapide et efficace !

Comment augmenter la visibilité de mon offre, faciliter et sécuriser le traitement des réservations ?

Multiplier la visibilité de notre offre camping, faciliter et sécuriser le traitement des réservations

Pour la réservation, nous sommes équipés d’eSeason Resa, le logiciel de réservation pour camping. Avoir un package logiciel de gestion et réservation est un réel plus car cela nous permet de passer par un seul interlocuteur : Septeo Hospitality. De plus, la réservation vient s’intégrer directement dans le logiciel de gestion. Cela nous évite de recevoir les réservations dans un premier temps et de devoir les enregistrer de A à Z (ou entièrement) dans un deuxième temps.

Nous travaillons également avec des opérateurs. Avec eSeason Resa, nous avons un Back Office (Webcamp) qui nous permet d’enregistrer tous les opérateurs avec lesquels nous travaillons et leur attribuer les droits que nous souhaitons. Il existe une passerelle entre les différents sites de réservation que nous utilisons et eSeason PMS. Les réservations au camping sont enregistrées automatiquement. Cela évite la double saisie et surtout réduit les erreurs potentielles.

L’ouverture aux opérateurs nous permet d’augmenter notre visibilité et notre chiffre d’affaires. Nos clients ont un plus large choix de sites internet à partir desquels ils peuvent réserver un séjour dans notre camping.

Le plus grand avantage à intégrer un système de réservation à notre site internet est la sécurisation des données. Pour la transaction, c’est le client lui-même qui enregistre ses coordonnées bancaires lors de sa réservation au camping. Cela évite les erreurs et les pertes ! C’est plus sécurisant pour le client mais également pour nous dans notre gestion.

eSeason Resa permet également de mettre en avant nos promotions ! Le paramétrage se fait sur le logiciel de gestion eSeason PMS et est directement visible le site de notre camping ! L’instantanéité étant le point fort !

eSeason PMS est un logiciel facile d’utilisation et visuellement attractif. C’est un très bon produit que je conseille vivement à mes confrères !