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Devenu indispensable pour la gestion et la commercialisation d’un camping, le logiciel camping doit être l’allié de votre quotidien et de celui de votre équipe. Autrement dit, s’engager avec telle ou telle solution est un choix à mûrement réfléchir. Nous n’allons pas par ce guide forcément vous convaincre d’opter pour notre solution (enfin, pas excessivement 😊 ), mais nous allons en tout cas faire un petit récapitulatif des questions à se poser avant de faire votre choix.

Sommaire de l’article
I/ Définition d’un logiciel camping
II/ Les critères de choix pour l’achat d’un logiciel camping :
A/ Qui va utiliser votre logiciel camping ?
B / Quel type de camping êtes-vous ?
III / Les fonctionnalités du logiciel camping :
A/ Objectif : gagner du temps dans votre gestion camping :
B / Le Front Office : éprouvez le logiciel dans le feu d’une saison camping !
C / Le Back Office du logiciel camping : là où votre stratégie se dessine…et se décide.
D/ Le logiciel de réservation pour le camping
E/ Choisir un logiciel de réservation camping, pour vous aider à mieux vendre vos séjours en toute sérénité :
F/ Gérez efficacement la relation client du camping
IV/ L’offre de service du logiciel camping :
A/ Le support client :
B/ Le Customer Success, ou chargé de réussite client
C/ Les développements spécifiques : du sur-mesure pour votre camping
D/ Formez-vous, formez-vous, formez-vous !
E/ Optez pour un allié de votre camping, pas pour un simple éditeur de logiciel.
F/ L’écosystème de votre éditeur de logiciel camping

I/ Définition d’un logiciel camping :

Un logiciel camping permet la gestion complète d’un établissement d’Hôtellerie de Plein Air. Il se doit d’être doté de fonctionnalités pour la gestion des clients depuis la réception, mais également garantir les opérations courantes liées à la vie du camping (facturation, tarification, commercialisation).

Un logiciel camping se compose de 3 facettes :

  • Un logiciel de gestion camping ou logiciel PMS camping, qui sera utilisé en front office (par vos équipes de réception avec les clients) ainsi qu’en back office (pour les factures, la définition des tarifs, etc.)
  • Un logiciel de réservation camping, ou plutôt une interface permettant la réservation en ligne de vos campeurs, en permettant de réserver directement depuis votre site Web.
  • Un outil de CRM pour la relation client, pour communiquer avec vos vacanciers, les attirer et les fidéliser, par l’envoi d’emailing attractifs.
  • Un logiciel camping doit également permettre une connexion efficace avec des solutions annexes, tel que des barrières et contrôles d’accès permettant de sécuriser le camping, ou encore une connexion avec des solutions tierces (e-réputation, etc…)

II/ Les critères de choix pour l’achat d’un logiciel camping :

A/ Qui va utiliser votre logiciel camping ?

Avant de parler de la performance du logiciel ou de l’utilité de telle ou telle fonctionnalité, il faut garder à l’esprit qu’un logiciel de gestion camping doit être ancré dans votre quotidien et celui de votre personnel. Le logiciel PMS doit permettre avant tout un travail fluide de front office dans la journée type d’un(e) saisonnier(e), réceptionniste ou gérant(e) de camping face à ses clients.

Il doit s’adapter aux méthodes de travail de votre réception, et à sa manière de s’occuper des vacanciers.

En plus du travail habituel à la réception, un gestionnaire de camping doit également veiller aux aspects financiers et à la stratégie globale de son entreprise. Un logiciel de gestion de camping doit aider à ces aspects avec un back-office bien pensé, pour avoir une vision claire de l’activité du camping ou la définition de sa stratégie, tarifaire notamment.

D’autres personnes peuvent également « graviter » autour de l’utilisation du logiciel camping sans pour autant mettre le nez dans un planning ou les aspects de tarification. C’est le cas entre autres de vos équipes de ménage ou de maintenance, par exemple pour la mise à disposition des hébergements. Autant alors opter pour un logiciel PMS camping performant pour la réception ou le gestionnaire, mais facilitant également les interactions quotidiennes entre vos collaborateurs.

B / Quel type de camping êtes-vous ?

Le schéma d’une journée-type est à peu près le même d’une réception à une autre. Cependant, un camping individuel n’aura pas la même stratégie qu’un camping de chaîne ou de groupe, ne serait-ce qu’en termes de commercialisation, ou par le fait que les campings d’un groupe partagent par exemple une base de données commune. Les solutions eSeason équipent indépendants, groupes et chaînes volontaires de camping, parmi les plus importantes de l’Hôtellerie de Plein Air. Si votre perspective en tant que camping peut être de rejoindre une chaîne, il y a de fortes chances que nos logiciels soient préconisés par celle-ci. En étant déjà équipés de nos solutions, vous serez donc déjà dans un environnement connu.

Guest Management - Fiche client

III / Les fonctionnalités du logiciel camping :

A/ Objectif : gagner du temps dans votre gestion camping :

Le but principal d’une solution de gestion pour le camping est de vous faire gagner du temps sur toutes vos tâches, et de simplifier la vie de vos équipes. De cet avantage découlera tous les autres : gain d’argent, gain de temps pour faire du relationnel avec vos clients, et également avoir une réception de camping efficace.

Beaucoup de tâches peuvent être simplifiées, automatisées et des doubles saisies éliminées avec un logiciel de gestion camping, faisant ainsi gagner un temps précieux à vos saisonniers. Nous allons vous montrer comment, au travers de différents exemples et des différentes fonctionnalités que doit inclure un logiciel camping.

3 minutes pour réserver

B / Le Front Office : éprouvez le logiciel dans le feu d’une saison camping !

Le meilleur test d’un logiciel de camping se fait en pleine saison, entre les mains de votre réception, face à des clients au téléphone ou à l’accueil. Dans une journée typique de réceptionniste, ce que l’on appelle le front-office sera typiquement :

– Les fonctionnalités permettant de répondre aux demandes de séjours : il faut qu’elles soient efficaces, en permettant à vos réceptionnistes de répondre au client. De plus, la manière d’accueillir ou répondre à des clients du camping n’est sûrement pas la même selon que le client soit au téléphone ou devant vous, à la réception. Dans le cas de notre logiciel de gestion de camping eSeason PMS, nous avons fait par exemple le choix de pouvoir créer un séjour par plusieurs méthodes différentes :

  • Via une recherche de disponibilités sur un calendrier
  • Via une recherche sur un planning interactif
  • Via une création rapide de séjour (pratique pour les campeurs de passage)

Les fonctionnalités permettant une gestion entre collaborateurs du camping : la gestion d’un camping ne s’arrête pas à la réception. Bien d’autres équipes interviennent dans le quotidien d’un établissement d’Hôtellerie de Plein Air : maintenance, ménage…autant alors trouver une solution qui simplifie les interactions entre ces équipes. Dans le cas des solutions eSeason, notre application sur smartphone eSeason Companion permet de créer des tâches de maintenance et gérer des ménages très simplement, en toute mobilité sur tout le camping.

Les fonctionnalités permettant une gestion hors saison : qui dit saison…dit forcément hors saison ! Les tâches d’un camping hors saison sont nombreuses, et votre logiciel PMS pour le camping doit permettre par exemple de mettre en indisponibilité vos hébergements et emplacements.

Application mobile camping - Accueil client

C / Le Back Office du logiciel camping : là où votre stratégie se dessine…et se décide.

Le back office est tout ce qui ne concerne pas le travail en frontal avec les clients. C’est là que l’on va parler de facturation, de tarification, de statistiques…

Là encore, le logiciel camping doit permettre une facilité dans le travail, qui passera par l’automatisation des factures et des avoirs, par exemple.

Un logiciel camping doit également permettre des exports faciles vers des services tiers, comme l’INSEE ou encore des logiciels comptables.

Au menu également, les statistiques du camping : le gestionnaire doit pouvoir voir en un clin d’œil le taux d’occupation du camping, les marges générées sur les emplacements…

A titre d’exemple, notre logiciel de gestion eSeason PMS permet une analyse très complète de votre activité. Nous proposons également eSeason Digital Marketing, une solution permettant en un clin d’œil de voir le panier moyen de vos vacanciers, mais également de comparer la performance de votre camping par rapport au marché.

Tout cela doit permettre de mettre en place une stratégie de tarification. Un logiciel de gestion camping se doit de permettre une flexibilité totale dans la gestion des promotions, ou même dans la fixation des prix. En cela, par exemple, un logiciel PMS peut proposer un système de tarification dynamique. C’est un principe simple : vos prix vont varier en fonction de la demande sans avoir à intervenir via des prix barrés et autres promotions si votre demande baisse.

Logiciel de gestion camping - tarification

D/ Le logiciel de réservation pour le camping

Voici un allié dans votre combat pour gagner du temps…et aussi plus de clients ! Prenons le cas des réservations en ligne. Lorsqu’un client réserve sur Internet, un temps énorme peut être gagné si, par exemple, les informations saisies par le client lors de sa demande de réservation (le nom, prénom mais aussi la plaque d’immatriculation du véhicule) remontent automatiquement dans le logiciel. Il ne sera plus nécessaire à vos réceptionnistes de ressaisir une fiche client. C’est le cas entre notre logiciel de réservation eSeason Resa et notre logiciel de gestion camping eSeason PMS.

Toujours dans l’exemple de la commercialisation sur Internet, un logiciel camping via son interface de réservation doit permettre l’envoi et la mise à jour en direct des tarifs du camping mais aussi ses stocks et ses offres promotionnelles. Fini les ressaisies de tarifs et prix erronés sur votre site. Le client se sentira plus en confiance et sera plus à même de réserver dans votre établissement.

Les exemples de gain de temps que l’on vient de citer sont des fonctionnalités basiques de notre logiciel de réservation camping eSeason Resa. Il propose bien d’autres fonctionnalités pour vous faire gagner du temps, mais également des fonctionnalités pour promouvoir votre offre à travers votre site Internet, comme vous allez le voir dans le chapitre suivant.

eSeason Resa - Systeme de réservation pour le camping

E/ Choisir un logiciel de réservation camping, pour vous aider à mieux vendre vos séjours en toute sérénité :

Nous avons vu plus haut qu’un moteur de réservation en ligne efficace permettait de faire gagner un temps précieux à votre réception. Il doit permettre aussi une commercialisation et une mise en avant efficace de vos séjours sur le web.

Notre outil de réservation en ligne eSeason Resa peut par exemple transformer votre site Web en véritable site marchand. Ceci se fait par l’ajout d’une barre de recherche de séjour sur votre site Web et de petits cadres promotionnel (ou widgets) du type « dernière minute » ou « Coup de cœur ».

Les avantages à intégrer ces widgets sur votre site sont multiples :

  • Les prix qu’ils affichent sont mis à jour en direct
  • Les réservations faites à partir de ces cadres promotionnels seront des réservations directes, sans avoir à verser de commission à un intermédiaire
  • Les formats de ces widgets offrent une très grande possibilité de personnalisation en plus de donner une image rassurante et professionnelle à votre établissement.
  • Vous gardez « captif » l’internaute sur votre site Web, donc moins de risque qu’ils soit tenté d’aller comparer des prix sur des portails présentant différentes offres de séjours.

Un logiciel camping peut aussi vous apporter une clientèle étrangère, même si vous maîtrisez mal le hollandais ou l’allemand, si si !

Cela se fait par le biais de connexions à des e-distributeurs ou OTA’s (pour Online Tourism Agencies), des agences de voyage en ligne qui vont proposer à leur clientèle des « stocks » de séjours que vous leur proposez. Si vous venez du milieu du camping, vous n’êtes pas sans savoir que les OTA’s n’ont pas toujours eu bonne presse dans le métier. Pour les produits de la gamme eSeason, nous ne référençons que des e-distributeurs respectant une charte de respect édictée par la Fédération Nationale de l’Hôtellerie de Plein-Air.

De plus, notre logiciel de réservation vous permet un contrôle total sur ce que vous proposez aux OTA’s. Vous pouvez gérer les stocks que vous mettez à disposition, vous pouvez valider les demandes de réservations, ou définir les droits attribués aux opérateurs.

Augmentez vos réservations directes

F/ Gérez efficacement la relation client du camping

Enchantez vos clients, du canapé de leur salon à la banquette de leur mobilhome !

Attirer des clients c’est bien, les fidéliser, c’est bien mieux ! Après les aspects de gestion et de commercialisation d’un logiciel camping, il est temps de se pencher sur ce qu’une solution logicielle camping peut offrir pour susciter l’envie de venir dans votre camping, et encore plus d’y revenir.

Pas de secret pour la fidélisation, cela se fait en gardant le contact avec le client tout en récompensant sa fidélité. Encore faut-il trouver, une fois de plus, une solution qui permettra de vous faire gagner du temps.

Un logiciel camping doit donc proposer une automatisation de la relation client. Cela se fait généralement par des emailings, à chaque moment du parcours client : lors de sa réservation, de ses règlements, etc.

La fidélisation se mesure aussi de manière quantitative, par le biais d’un compte fidélité. Une solution de gestion camping peut donc proposer à un client de créer un compte fidélité et d’accumuler dessus des avantages, qui renforceront son sentiment d’être valorisé.

Vous l’aurez deviné, notre solution pour la relation client eSeason Digital Marketing propose l’un et l’autre de ces aspects. Cela va même au-delà, car ce que renseigne le client sur son compte est autant de saisie en moins à faire pour vous (l’immatriculation de sa voiture, par exemple). Eh oui, encore du temps de gagné !

eSeason Digital Marketing - Emails transactionnels

IV/ L’offre de service du logiciel camping :

Nous sommes un samedi, en plein été, à la réception, jour d’arrivé des vacanciers. Arrive ce qui peut arriver sur un logiciel, à savoir un souci bloquant pour votre réception.

Aurez-vous quelqu’un de la hotline par téléphone, ou devrez-vous contacter celle-ci par email, en espérant une prise en charge rapide de l’incident ?

Ce petit cas de figure illustre ce que l’on n’étudie pas forcément de prime abord quand on choisit un logiciel camping, à savoir l’ensemble des services proposés par un éditeur, qu’ils soient compris dans l’abonnement, ou en supplément.

A/ Le support client :

Le but d’un support client est de permettre à votre équipe de rester concentrée sur ses tâches quotidiennes. Il doit être accessible par téléphone ou email, avec des horaires étendus en pleine saison.

Dans le cas des solutions eSeason, notre support client est accessible par téléphone toute la semaine, et, en période estivale également le weekend, toujours par téléphone.

En matière de support, nous proposons également un support en ligne, accessible depuis notre logiciel, où l’on peut créer des « tickets » très facilement.

contacts partenaires camping

B/ Le Customer Success, ou chargé de réussite client

Le système de réservation de votre camping peut parfois présenter des possibilités d’amélioration, par exemple dans les visuels des hébergements qui sont présentés. Cela n’est pas de prime abord un souci bloquant pour votre réception, et cela peut même passer sous les radars…sauf pour un Customer Success !

Si le support client intervient souvent après un souci ou un blocage sur un logiciel, certains éditeurs (et c’est notre cas) privilégient donc les actions préventives et en amont. C’est là qu’intervient le Customer Success (ou Chargé de Réussite Client). Il travaille en étroite collaboration avec les chargés de compte client, les commerciaux… et est chargé de conseiller le camping dans l’utilisation ou dans l’amélioration de l’utilisation de telle ou telle fonctionnalité. Pour les solutions eSeason…ce service est gratuit !

Le Customer Success rédige aussi des astuces ou anime des webinaires, toujours dans le but que vous puissiez tirer le maximum de vos solutions.

C/ Les développements spécifiques : du sur-mesure pour votre camping

Chaque camping a sa propre personnalité, et même si la vie d’une réception s’articule la plupart du temps autour de la même journée-type (traitement des réservations, arrivées-départs, création de séjours, etc.) il se peut que le logiciel doive s’adapter à certaines spécificités propres à l’établissement. Vérifiez donc la capacité de l’éditeur à vous proposer des développements spécifiques (et fiables) pour votre logiciel.

développement spécifique

D/ Formez-vous, formez-vous, formez-vous !

Lorsque l’on apprend le ski, on ne descend pas des pistes sans un minimum d’apprentissage.

En la matière, on peut s’initier soi-même ou « sur le tas », au risque de prendre de mauvaises habitudes, voire de passer à côté de bonnes pratiques.

On vous le donne en mille…il en est de même dans la manière de bien utiliser un logiciel de gestion camping ! Le logiciel le plus intuitif du monde peut parfaitement paraître difficile à appréhender sans des explications minimales et cadrées.

Là où on veut en venir, c’est qu’il ne faut pas hésiter à se former. Surtout que dans le cas des logiciels, les formations peuvent être prises en charge par les organismes auquel vous êtes rattachés. Dans notre cas, nous proposons des formations sur place, à distance, et pour des durées allant d’une heure à plusieurs jours.

Logiciel gestion camping - productivité accrue

E/ Optez pour un allié de votre camping, pas pour un simple éditeur de logiciel.

Un logiciel camping doit évoluer avec vous et pour vous ! Le choix d’un logiciel de camping se fait évidemment en premier lieu en fonction de vos besoins en termes de gestion, mais gardez à l’esprit également de faire le bon choix d’éditeur. Quelle est la réelle capacité d’investissement d’une société dans le développement de son produit, au niveau humain et financier ? L’éditeur a-t-il des assises solides dans le paysage de l’Hôtellerie de Plein Air ?

Peut-être que cet aspect-là ne semble pas à priori important de prime abord, mais vous n’êtes pas sans savoir que le marché de l’Hôtellerie de Plein Air évolue rapidement et subit une profonde mutation ces dernières années. Les campings doivent investir toujours plus pour maintenir une offre visible et solide. Logique donc d’avoir un outil ayant un temps d’avance en termes de développement et d’aide à la commercialisation, et d’opter pour un prestataire avec des collaborateurs qui savent ce qu’est le quotidien d’un gestionnaire de camping. Alors autant opter pour un éditeur qui saura être un véritable soutien dans ce contexte. Dans le cas de Sequoiasoft et de son logiciel eSeason, c’est plus de 35 ans d’histoire liée à l’Hôtellerie de Plein Air, avec une équipe solide d’une vingtaine de développeurs, mais également de personnes directement liées au monde du camping, avec d’ancien(ne)s réceptionnistes, responsables hébergement, chefs réception, adjoint(e)s de direction ou gérants de campings.

F/ L’écosystème de votre éditeur de logiciel camping

Un logiciel camping ne peut pas entièrement tout gérer sur un camping, et devra donc être ouvert vers des solutions plus spécialisées. Cela peut être, comme nous l’avons vu, pour exporter vos données comptables vers un logiciel de comptabilité, mais cela peut aller bien au-delà : gestion du wifi sur le camping, paiement cashless via un bracelet, étude de satisfaction, assurance annulation, paiement de caution…

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Sequoiasoft propose aux professionnels de l’Hôtellerie de Plein Air un ensemble de solutions couvrant leurs besoins essentiels.
La plupart des modules sont interfacés avec eSeason PMS, vous évitez ainsi les ressaisies et les risques d’erreurs. Vous gagnez du temps et améliorez la satisfaction de vos clients.


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