Devenu indispensable pour la gestion et la commercialisation d’un camping, le logiciel camping doit être l’allié de votre quotidien et de celui de votre équipe.
Autrement dit, s’engager avec telle ou telle solution est un choix à mûrement réfléchir. Cet article vous apportera les questions à vous poser avant de faire votre choix.
Un logiciel camping permet la gestion complète d’un établissement d’Hôtellerie de Plein Air. Il se doit d’être doté de fonctionnalités pour la gestion des clients depuis la réception, mais également garantir les opérations courantes liées à la vie du camping (facturation, tarification, commercialisation).
Un logiciel camping se compose de 3 facettes :
Avant de parler de la performance du logiciel ou de l’utilité de telle ou telle fonctionnalité, il faut garder à l’esprit qu’un logiciel de gestion camping doit être ancré dans votre quotidien et celui de votre personnel. Le logiciel PMS doit avant tout permettre un travail fluide de front office dans la journée type d’un(e) saisonnier(e), réceptionniste ou gérant(e) de camping face à ses clients.
Il doit s’adapter aux méthodes de travail de votre réception, et à sa manière de s’occuper des vacanciers.
En plus du travail habituel à la réception, un gestionnaire de camping doit également veiller aux aspects financiers et à la stratégie globale de son entreprise. Un logiciel de gestion de camping doit aider ces aspects avec un back-office bien pensé, pour avoir une vision claire de l’activité du camping ou la définition de sa stratégie tarifaire notamment.
D’autres personnes peuvent également « graviter » autour de l’utilisation du logiciel camping sans pour autant mettre le nez dans un planning ou les aspects de tarification. C’est le cas entre autres de vos équipes de ménage ou de maintenance, par exemple pour la mise à disposition des hébergements.
Opter pour un logiciel camping performant pour la réception ou le gestionnaire, mais facilitant également les interactions quotidiennes entre vos collaborateurs est LA bonne solution.
Le schéma d’une journée-type est à peu près le même d’une réception à une autre. Cependant, un camping individuel n’aura pas la même stratégie qu’un camping de chaîne ou de groupe, ne serait-ce qu’en termes de commercialisation, ou par le fait que les campings d’un groupe partagent par exemple une base de données commune.
Les solutions eSeason équipent indépendants, groupes et chaînes volontaires de camping, parmi les plus importantes de l’Hôtellerie de Plein Air. Si votre perspective en tant que camping peut être de rejoindre une chaîne, il y a de fortes chances que nos logiciels soient préconisés par celle-ci. En étant déjà équipés de nos solutions, vous serez donc déjà dans un environnement connu.
Le but principal d’une solution de gestion pour le camping est de vous faire gagner du temps sur toutes vos tâches, et de simplifier la vie de vos équipes. De cet avantage découlera tous les autres : gain d’argent, gain de temps pour faire du relationnel avec vos clients, et également avoir une réception de camping efficace.
Beaucoup de tâches peuvent être simplifiées, automatisées et des doubles saisies éliminées avec un logiciel de gestion camping bien pensé.
Le meilleur moment pour tester un logiciel de camping est en pleine saison, entre les mains de votre réception, face à des clients au téléphone ou à l’accueil. Dans une journée typique de réceptionniste, ce que l’on appelle le front office sera typiquement :
– Les fonctionnalités permettant de répondre aux demandes de séjours : il faut qu’elles soient efficaces, en permettant à vos réceptionnistes de répondre au client. De plus, la manière d’accueillir ou répondre à des clients du camping n’est sûrement pas la même selon que le client soit au téléphone ou devant vous, à la réception. Dans le cas de notre logiciel eSeason PMS, nous avons fait par exemple le choix de pouvoir créer un séjour par plusieurs méthodes différentes :
– Les fonctionnalités permettant une gestion entre collaborateurs du camping : la gestion d’un camping ne s’arrête pas à la réception. Bien d’autres équipes interviennent dans le quotidien d’un établissement d’Hôtellerie de Plein Air : maintenance, ménage… Pour une bonne coordination, notre application sur smartphone eSeason Companion permet de créer des tâches de maintenance et gérer des ménages très simplement, en toute mobilité sur tout le camping.
– Les fonctionnalités permettant une gestion hors saison : qui dit saison… dit forcément hors saison ! Les tâches d’un camping hors saison sont nombreuses, et votre logiciel PMS pour le camping doit permettre par exemple de mettre en indisponibilité vos hébergements et emplacements.
Le back office est tout ce qui ne concerne pas le travail en frontal avec les clients. C’est là que l’on va parler de facturation, de tarification, de statistiques… Là encore, le logiciel camping doit permettre une facilité dans le travail, qui passera par l’automatisation des factures et des avoirs, par exemple.
Un logiciel camping doit également permettre des exports faciles vers des services tiers, comme l’INSEE ou encore des logiciels comptables. Au menu également, les statistiques du camping : le gestionnaire doit pouvoir voir en un clin d’œil le taux d’occupation du camping, les marges générées sur les emplacements…
À titre d’exemple, notre logiciel eSeason PMS permet une analyse très complète de votre activité. Nous proposons également eSeason Digital Marketing, une solution permettant en un clin d’œil de voir le panier moyen de vos vacanciers, mais également de comparer la performance de votre camping par rapport au marché.
Tout cela doit permettre de mettre en place une stratégie de tarification. Un logiciel de gestion camping se doit de permettre une flexibilité totale dans la gestion des promotions, ou même dans la fixation des prix. En cela, par exemple, un logiciel PMS comme eSeason peut proposer un système de tarification dynamique. C’est un principe simple : vos prix vont varier en fonction de la demande sans avoir à intervenir via des prix barrés et autres promotions si votre demande baisse.
Voici un allié pour gagner du temps… et aussi plus de clients ! Prenons le cas des réservations en ligne. Lorsqu’un client réserve sur internet, un temps énorme peut être gagné si, par exemple, les informations saisies par le client lors de sa demande de réservation (le nom, prénom mais aussi la plaque d’immatriculation du véhicule) remontent automatiquement dans le logiciel. Il ne sera plus nécessaire à vos réceptionnistes de ressaisir une fiche client. C’est le cas entre notre logiciel de réservation eSeason Resa et notre logiciel de gestion camping eSeason PMS.
Toujours dans l’exemple de la commercialisation sur internet, un logiciel camping via son interface de réservation doit permettre l’envoi et la mise à jour en direct des tarifs du camping mais aussi ses stocks et ses offres promotionnelles. Finis les ressaisies de tarifs et prix erronés sur votre site. Le client se sentira plus en confiance et sera plus à même de réserver dans votre établissement.
Nous avons vu plus haut qu’un moteur de réservation en ligne efficace permettait de faire gagner un temps précieux à votre réception.Il doit permettre aussi une commercialisation et une mise en avant efficace de vos séjours sur le web.
Notre outil de réservation en ligne eSeason Resa peut par exemple transformer votre site web en véritable site marchand grâce à l’ajout d’une barre de recherche de séjour et de petits cadres promotionnel (ou widgets) du type « dernière minute » ou « Coup de cœur ». Les avantages à intégrer ces widgets sur votre site sont multiples :
Un logiciel camping peut aussi vous apporter une clientèle étrangère, même si vous maîtrisez mal le hollandais ou l’allemand, si si !
En vous connectant à des e-distributeurs ou OTAs (pour Online Tourism Agencies) et des agences de voyage en ligne qui commercialiseront à leur clientèle des « stocks » de séjours que vous leur proposez. Si vous venez du milieu du camping, vous n’êtes pas sans savoir que les OTAs n’ont pas toujours eu bonne presse dans le métier. Chez eSeason, nous ne référençons que des e-distributeurs respectant une charte de respect édictée par la Fédération Nationale de l’Hôtellerie de Plein Air.
De plus, notre logiciel de réservation vous permet un contrôle total sur ce que vous proposez aux OTAs. Vous pouvez gérer les stocks que vous mettez à disposition, valider les demandes de réservations, ou définir les droits attribués aux opérateurs.
Attirer des clients c’est bien, les fidéliser, c’est encore mieux ! Pas de secret, la fidélisation s’acquiert en gardant le contact avec le client tout en récompensant sa fidélité. Encore faut-il trouver, une fois de plus, une solution qui permettra de gagner du temps.
Un logiciel camping doit donc proposer une automatisation de la relation client. Comme l’envoi automatisé d’e-mailings tout au long du parcours client : lors de sa réservation, de ses règlements, etc.
La fidélisation se mesure aussi de manière quantitative, par le biais d’un compte fidélité. Une solution de gestion camping peut donc proposer à un client de créer un compte fidélité et d’accumuler des avantages, qui renforceront sa fidélité.
Vous l’aurez deviné, notre solution pour la relation client eSeason Digital Marketing propose l’un et l’autre de ces aspects. Cela va même au-delà, l’ensemble des infomations renseignées par votre client sur son compte (l’immatriculation de sa voiture, par exemple) sera autant de saisie en moins à faire pour vous. Eh oui, encore du temps de gagné !
Nous sommes un samedi en plein été, à la réception, jour d’arrivée des vacanciers. Arrive ce qui peut survenir sur un logiciel, à savoir un souci bloquant pour votre réception.
Aurez-vous quelqu’un de la hotline par téléphone, ou devrez-vous contacter celle-ci par e-mail, en espérant une prise en charge rapide de l’incident ?
Ce petit cas de figure illustre ce que l’on n’étudie pas forcément de prime abord quand on choisit un logiciel camping, à savoir l’ensemble des services proposés par un éditeur, qu’ils soient compris dans l’abonnement, ou en supplément.
Le but d’un support client est de permettre à votre équipe de rester concentrée sur ses tâches quotidiennes. Il doit être accessible par téléphone ou e-mail, avec des horaires étendus en pleine saison.
Dans le cas des solutions eSeason, notre support client est accessible par téléphone toute la semaine, et, en période estivale également le weekend, toujours par téléphone.
En matière de support, nous proposons également un support en ligne, accessible depuis notre logiciel, où l’on peut créer des « tickets » très facilement.
Chaque camping a sa propre personnalité, et même si la vie d’une réception s’articule la plupart du temps autour de la même journée-type (traitement des réservations, arrivées-départs, création de séjours, etc.), il se peut que le logiciel doive s’adapter à certaines spécificités propres à l’établissement. Pensez à vérifier la capacité de l’éditeur à vous proposer des développements spécifiques (et fiables) pour votre logiciel.
Lorsque l’on apprend le ski, on ne descend pas des pistes sans un minimum d’apprentissage. En la matière, on peut s’initier soi-même ou « sur le tas », au risque de prendre de mauvaises habitudes, voire de passer à côté de bonnes pratiques.
Il en est de même avec un logiciel professionnel ! Le logiciel le plus intuitif du monde peut parfaitement paraître difficile à appréhender sans un minimum d’explications.
Il ne faut pas hésiter à se former. Les formations peuvent d’ailleurs être prises en charge par les organismes auquel vous êtes rattachés. Dans notre cas, nous proposons des formations sur place, à distance, et pour des durées allant d’une heure à plusieurs jours.
Un logiciel camping doit évoluer avec vous et pour vous ! Le choix d’un logiciel de camping se fait évidemment en premier lieu en fonction de vos besoins en termes de gestion, mais gardez à l’esprit également de faire le bon choix d’éditeur. Quelle est la réelle capacité d’investissement d’une société dans le développement de son produit, au niveau humain et financier ? L’éditeur a-t-il des assises solides dans le paysage de l’Hôtellerie de Plein Air ?
Cet aspect ne semble peut-être pas important de prime abord, mais vous n’êtes pas sans savoir que le marché de l’Hôtellerie de Plein Air évolue rapidement et subit une profonde mutation ces dernières années.
Les campings doivent investir toujours plus pour maintenir une offre visible et solide. Logique donc d’avoir un outil ayant un temps d’avance en termes de développement et d’aide à la commercialisation, et d’opter pour un prestataire avec des collaborateurs qui savent ce qu’est le quotidien d’un gestionnaire de camping. Alors autant opter pour un éditeur qui saura être un véritable soutien dans ce contexte.
Dans le cas de Septeo Hospitality et de son logiciel eSeason, c’est plus de 35 ans d’histoire liée à l’Hôtellerie de Plein Air, avec une équipe solide d’une vingtaine de développeurs, mais également de personnes directement liées au monde du camping, avec d’ancien(ne)s réceptionnistes, responsables hébergement, chefs réception, adjoint(e)s de direction ou gérants de campings.
Un logiciel camping ne peut pas entièrement tout gérer sur un camping, et devra donc être ouvert vers des solutions plus spécialisées. Cela peut être, comme nous l’avons vu, pour exporter vos données comptables vers un logiciel de comptabilité, mais cela peut aller bien au-delà : gestion du wifi sur le camping, paiement cashless via un bracelet, étude de satisfaction, assurance annulation, paiement de caution…
Exploiter / 04/06/2024
Septeo Hospitality propose aux professionnels de l’Hôtellerie de Plein Air un ensemble de solutions couvrant leurs besoins essentiels.
La plupart des modules sont interfacés avec eSeason PMS, vous évitez ainsi les ressaisies et les risques d’erreurs. Vous gagnez du temps et améliorez la satisfaction de vos clients.
Vous avez besoin d’un logiciel de gestion, commercialisation et exploitation pour gérer votre ou vos campings ? Vous recherchez un PMS dans l’univers de l’hôtellerie de plein air ?
Contactez-nous pour :
Une suite logicielle du
groupe Septeo Hospitality
Septeo Hospitality soutient
la French Tech
Certifié NF525
Logiciel gestion de l’encaissement
OPCO – Opérateur de compétences
Formations conventionnées AFDAS