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Les préparatifs de la saison d’un camping passent par l’élagage des arbres, l’installation de nouveaux mobil-homes, le décapage de l’espace aquatique…mais se situe aussi du côté de la réception !
Que vous soyez ou non utilisateurs de nos solutions de gestion pour le camping, il y a certaines vérifications à ne pas négliger avant de lancer sa saison de camping. Voici une check-list pour vous aider côté informatique, côté commercialisation de vos offres et du côté des contrôles d’accès. Avec ça, pas de surprises, vos vacanciers et votre équipe vont passer une saison au top !

Sommaire :

1) Le checkup du parc informatique du camping
1.1) Vérification du bon fonctionnement de mes ordinateurs avec mes systèmes de gestion & de réservation
1.2) Vérification des mises à jour de mes logiciels
1.3) Vérification de mes sauvegardes
1.4) Vérification du fonctionnement de la tenue en charge des onduleurs
1.5) Avoir à disposition les contacts de mes partenaires et prestataires informatiques
1.6) Contrôle des droits utilisateurs de mes logiciels
1.7) Formez mon équipe de réception du camping
2) Mon site internet et mon tunnel de réservation
2.1) Vérification de l’ouverture de mes réservations en ligne sur mon tunnel de réservations
2.2) Optimisation de mon tunnel de réservations (photos, descriptif hébergement, critères…)
2.3) Gestion de mon stock d’allotements et collaborations avec les e-distributeurs
2.4) Mise à jour des informations de mon site internet (grille tarifaire, CGV, condition d’annulation…)
3) Check-up complet de mon système d’accès

1) Le checkup du parc informatique du camping :

On est d’accord, parler de préconisation de matériel informatique pour le camping n’est pas quelque chose de foncièrement « sexy ». Cependant, en se remémorant les quelques points à vérifier à ce niveau avant de commencer votre saison, les choses devraient bien se passer côté réception.

1.1) Vérification du bon fonctionnement de mes ordinateurs avec mes systèmes de gestion & de réservation :

Sur un terrain de camping, vous avancez plus vite en voiturette de golf plutôt qu’à pied ? Eh bien c’est pareil du côté de la réception avec son ordinateur ! Veillez à ce que votre PC ait suffisamment de mémoire vive, d’espace de stockage ainsi qu’une connexion Internet correcte pour ne pas avoir de réceptionniste râleur(se). Si votre prestataire informatique ou vous-même souhaitez en savoir plus, nous pouvons vous fournir nos préconisations système sur simple demande.

preconisation logiciel

1.2) Vérification des mises à jour de mes logiciels :

Nos solutions proposent des mises à jour automatiques. Certaines de nos nouveautés produits peuvent nécessiter un petit paramétrage complémentaire, comme par exemple une petite intervention du webmaster sur votre site Web. Rien de bien méchant et c’est en plus bénéfique pour vous. Par exemple, jetez un œil du côté des nouveautés de notre système de réservation pour le camping eSeason Resa. C’est « tout bénéf’ » pour vous : avoir les dernières mises à jour c’est bénéficier des dernières possibilités pour mieux exploiter votre camping et commercialiser vos offres.

Mise a jour eseason

1.3) Vérification de mes sauvegardes :

Nous sommes tous pareils face aux sauvegardes. On n’y pense pas forcément, c’est rébarbatif d’en faire et l’on regrette de ne pas en avoir fait si notre disque dur vient à rendre l’âme. Les solutions et méthodes de sauvegardes sont variées. Une solution sur un support physique (disque dur par exemple) est déjà une avancée.

Mais réfléchissez au type de sauvegarde que vous voulez mettre en place. En effet, qui dit restauration des données dit aussi temps de restauration, et donc potentiellement une réception immobilisée le temps de l’intervention.

En matière de sauvegarde des données du camping, notre partenaire RG System sécurise, stocke et protège votre saison à distance, et ce sans intervention de votre part. En cas d’incident, cette solution professionnelle permet de faire repartir votre gestion en quelques minutes. En plus de cela un module de supervision anticipe la rupture d’activité et une option Sécurité lutte efficacement contre les virus, cryptolockers ou autre ransomwares.

Sécurité & Sauvegarde - Sauvegarde des données

1.4) Vérification du fonctionnement de la tenue en charge des onduleurs :

Les coups de foudres peuvent arriver entre vacanciers sur votre camping, cependant c’est plus embêtant quand cela arrive sur le poste de travail de la réception. Heureusement les onduleurs sont là pour solutionner cela. Ce sont des systèmes qui vont stabiliser la tension électrique et remédier aux éventuelles coupures de courant. Cela laissera le temps à vos réceptionnistes de sauvegarder leurs tâches en cours et les reprendre une fois le problème solutionné. Pensez donc à bien vérifier que vos onduleurs tiennent la charge en cas de coupure.

Onduleur-protection-PC

1.5) Avoir à disposition les contacts de mes partenaires et prestataires informatiques :

« C’est quoi le numéro du support eSeason, déjà ? » On est quasi certain que vous avez entendu cette phrase au moins une fois à votre réception. Rien ne vous empêche de faire une petite fiche récapitulative avec les principaux numéros à appeler en cas de pépin.

Le saviez-vous ? Pour contacter notre support, il est n’est pas obligatoire de l’appeler, particulièrement lorsqu’il est grandement sollicité (en ouverture de saison pour les campings, par exemple), où vous risquez d’attendre un peu au bout du fil. Vous pouvez créer une demande directement depuis le portail Sequoiasoft Direct.

contacts partenaires camping

1.6) Contrôle des droits utilisateurs de mes logiciels :

Est-ce que Chloé, votre sympathique et énergique étudiante saisonnière engagée à la réception pour l’été, a le droit de toucher au paramétrage des tarifs de l’ensemble de vos locatifs ? C’est un exemple un peu poussé mais qui illustre la nécessité de définir les droits d’utilisateurs.

Chloé sera plus efficace à simplement gérer des réservations sans aller naviguer par curiosité du côté des paramétrages de Webcamp.

Les droits d’utilisateurs sont aussi très malins pour certaines de nos solutions. Par exemple notre solution Companion pour la gestion mobile du camping permet de déterminer qui a le droit d’ouvrir les barrières du camping depuis l’application sur smartphone. Chose utile pour le gardien de nuit mais moins utile à l’équipe de ménage, qui sont deux catégories de personnes concernées par cette application.

Droits utilisateurs logiciel gestion

1.7) Former mon équipe de réception du camping :

C’est un point souvent mis de côté et pourtant un des plus importants pour une réception de camping: savoir si les équipes à la réception ont été suffisamment et surtout correctement formées à l’utilisation de leurs outils de travail quotidien. On ne parle pas là de « formation sur le tas », car c’est un peu comme apprendre le ski sans moniteur ou la guitare sans professeur. Vous aurez les bases mais aussi toutes les mauvaises habitudes qui ne seront pas corrigées.

Dans le cas de votre réception, ce n’est pas une chute sur piste bleue ou des accords loupés sur Smoke On the Water qui attendent les réceptionnistes de votre camping. Ce sera plutôt trop de temps passé sur certaines tâches, de nouvelles fonctionnalités super pratiques qui peuvent être ignorées et finalement du temps, de l’efficacité et de l’argent de perdu pour vous.

Nous insistons aussi sur ce point-là car un déficit de connaissance sur une solution de gestion génère plus d’appels au support technique ou de recherche dans les documentation d’aide. Et avec cela un sentiment de frustration de vos équipes, alors qu’il n’en faudrait pas beaucoup pour qu’elles soient prêtes pour les Championnats du Monde de la Réception de Camping (on est quasiment sûr que cela existe).

A minima donc, faites le point sur les compétences de vos équipes : réservation directe, paiement et facturation, gestion des annulations…etc.
Cependant notre conseil à nous sera clair : formez-vous, formez vos équipes, nous avons une belle équipe de formateurs expérimentés et proposons des formations à votre convenance, en présentiel ou par téléphone et de 1 heure à plusieurs jours. Sans compter que tout ou partie de ces formations peuvent être prises en charge par votre organisme de formation.

Je souhaite une formation

Logiciel gestion camping - productivité accrue

2) Mon site internet et mon tunnel de réservation

Votre site Internet et votre logiciel de réservation en ligne pour camping sont les 2 grands alliés de votre commercialisation sur le Web. Il y a pour ces 2 outils également quelques points à vérifier, pour inciter les internautes à choisir votre établissement.

2.1) Vérification de l’ouverture de mes réservations en ligne sur mon tunnel de réservations

Pour que les gens puissent entrer dans le camping, il faut que celui-ci soit ouvert. Eh bien c’est pareil pour les réservations en ligne ! Un simple clic (en tout cas dans notre outil de réservation) permet d’ouvrir les réservations. D’ailleurs, faites mieux et faites-en un évènement « officiel » ! Annoncez la date d’ouverture des réservations du camping par email, ou via un compte à rebours sur les réseaux sociaux.

Le saviez-vous ? Notre système eSeason Resa permet d’afficher un message d’attente avant l’ouverture des réservations. Avec pour avantage moins d’insatisfaction à cause, par exemple, d’une réservation non traitée.

Site Internet Camping porte entree du camping

2.2) Optimisation de mon tunnel de réservations (photos, descriptif hébergement, critères…) :

En tant que consommateur, êtes-vous prêt à acheter un produit sur le Web qui n’a ni photo, ni descriptif détaillé ? Il en est de même pour un vacancier. S’il ne peut pas se projeter dans son futur mobilhome, savoir quels équipements il propose, ses chances de réserver en sont d’autant amoindries.

Les outils de réservations en ligne pour l’HPA proposent généralement de pouvoir insérer à minima une photo et un descriptif des hébergements. eSeason Resa offre un très large choix de personnalisation pour présenter vos offres, avec de grands visuels, des descriptifs complets, un système puissant de critères (lave-vaisselle, terrasse, barbecue…etc…) et de recherche.

Consacrer un peu de temps, dans un quotidien chargé, à l’optimisation de votre tunnel de réservation n’est peut-être pas chose facile pour un gestionnaire de camping. Mais croyez-nous, une fois toutes les informations correctement renseignées et mises en avant, vous aurez des clients rassurés, ce qui favorise d’autant leur acte d’achat.

Si vous êtes client des produits de la gamme eSeason, notre service Customer Success peut d’ailleurs vous apporter de nombreux conseils sur votre commercialisation en ligne, la manière de présenter vos offres…

Channel Manager

2.3) Gestion de mon stock d’allotements et collaborations avec les e-distributeurs :

Nous rentrons avec cette partie dans de la stratégie pure de commercialisation. Les allotements sont les parties du stock de mobil-homes d’un camping réservés aux Tour Opérateurs (ou OTA). Ils sont à bien définir en amont, pour savoir quelle partie de votre stock vous êtes prêts à mettre à disposition de ces structures.

Le second grand aspect de la stratégie est de savoir comment votre stock va être distribué, et donc par quel OTA. Vous voulez cibler cette année par exemple une clientèle hollandaise ? Il existe un ou plusieurs OTA pour cela. eSeason Resa est également un channel manager connecté à plus de 20 e-distibuteurs.

Notre outil permet ainsi une meilleure diffusion de vos offres, mais surtout de manière maîtrisée. En effet, notre système vous permet de rester flexible dans votre commercialisation, en retirant à tout moment un allotement pour le ré-attribuer à votre propre stock. Nous sommes en outre signataires de la charte FNHPA visant à réguler la commercialisation en ligne des OTA, et travaillons avec les principaux e-distributeurs signataires de celle-ci.

Channel Manager - Stratégie

2.4) Mise à jour des informations de mon site internet (grille tarifaire, CGV, condition d’annulation…)

Un futur campeur va passer peu de temps sur un site internet dans sa recherche de séjour en camping. Dans ce laps de temps vous devrez le convaincre de réserver, et avant cela il sera nécessaire de le rassurer.

Pour cela des informations claires, fiables et mises à jour sont nécessaires. On vous conseille de jeter un œil à notre article sur les principaux documents et informations indispensables sur votre site camping.

Elements basiques sur site internet Camping

3) Check-up complet de mon système d’accès

La barrière d’entrée du camping est la première chose que vos clients vont voir en arrivant à votre établissement. Alors autant dégager une première bonne impression et faire en sorte qu’elle fonctionne sans aucun problème. Voici les différents points à vérifier sur votre système de contrôle d’accès à l’avant saison :

  • Nettoyage, dépoussiérage des barrières et des éléments du contrôle d’accès
  • Graissage des roulements et vérification de la tension du ressort
  • Vérification du bon fonctionnement des boucles magnétiques de présence et de sécurité
  • Vérification visuelle qu’il n’y a pas de fils de coupés sur les différents éléments
  • Vérification de la tension de batterie de centrale XP
  • Vérification du bon fonctionnement de la centrale XP, du système caméra, et de la bonne remontée des informations de passage des clients.
  • Vérification de la tension des lecteurs
  • Archivage et nettoyage de la base de données

Nous avons une équipe de techniciens spécialisée sur les contrôles d’accès et qui effectue avant la reprise de votre saison des visites de remise en route de votre équipement. N’hésitez pas à nous contacter pour prendre rendez-vous !

Notez enfin que ces conseils s’appliquent uniquement aux barrières posées par nos soins (de la marque Aximum Produits Electroniques).

Je souhaite une visite de remise en route

Barriere camping

Téléchargez et imprimez la checklist pour préparer votre saison:

Voici résumé dans un pdf les différents points que nous avons abordé ensemble dans cet article. Il ne vous reste plus qu’à l’imprimer…et à cocher les cases une à une !

Téléchargez la checklist de préparation de la saison

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Sequoiasoft propose aux professionnels de l’Hôtellerie de Plein Air un ensemble de solutions couvrant leurs besoins essentiels.
La plupart des modules sont interfacés avec eSeason PMS, vous évitez ainsi les ressaisies et les risques d’erreurs. Vous gagnez du temps et améliorez la satisfaction de vos clients.


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