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Le bruit des tongs et claquettes se font plus rares dans les allées du camping, parsemées des premières feuilles jaunes de l’automne…pas de doute, c’est la fin de saison pour beaucoup de campings !

Mais à l’heure où vos chers vacanciers reprennent le chemin du travail et de l’école, vient pour vous le moment d’analyser une saison certainement riche, tant en souvenirs qu’actions à mener à la fin de celle-ci. On vous livre ici 15 points en termes de gestion à entreprendre post-saison.

Sommaire :

Niveau Marketing, communication et relation client :
1) Analysez les avis des clients pour dégager vos points forts et définir vos axes d’amélioration
2) Définissez un plan de communication pour fédérer & fidéliser
3) Préparez les documents envoyés tout au long du parcours client
4) Nettoyez votre base client aussi proprement que vos locatifs
5) Un site Internet camping tout beau, tout propre
6) Mettez à jour votre documentation
7) Préparez votre tunnel de réservation et ouvrez vos ventes en ligne

Niveau chiffres et statistiques :
8) Le bilan de la saison camping que vous venez de clôturer

Les points à vérifier post-saison sur le terrain de camping :
9) Les contrôles sur le terrain et à la réception
10) Gestion des produits et services annexes

Le bilan de votre saison de camping, côté gestion :
11) Clôture de saison et création de saison suivante
12) Il n’y a pas que les avis clients, mais également ceux de vos collaborateurs
13) Upgradez votre personnel !
14) Réflexion et signature avec vos partenaires
15) Gestion de vos résidents (propriétaires de mobil-homes)

 

Niveau marketing, communication et relation client :

1) Analysez les avis des clients pour dégager vos points forts et définir vos axes d’amélioration :

Savez-vous si vos clients ont été satisfaits de leur séjour dans votre établissement ? Pour cela, deux outils peuvent être très utiles pour mesurer la satisfaction :

  • La mise en place d’un outil de sondage ou questionnaire de satisfaction peut permettre de recueillir l’avis précis de vos vacanciers sur leur séjour. Vous pouvez pour cela soit les inciter à remplir un questionnaire papier à l’accueil (mais qu’il faudra ressaisir ensuite pour en dégager des tendances) soit un questionnaire électronique via l’envoi d’un email à la fois personnalisé et automatisé , qui permettra de garder un lien avec vos clients post-séjour, avec pourquoi pas une incitation à la réservation pour l’année suivante.
  • L’analyse des avis de vos clients sur les réseaux sociaux : insatisfaits ou satisfaits, l’analyse de ces avis peuvent permettre de trouver les points forts de votre établissement…tout comme ses axes d’amélioration.

Nos solutions proposent aussi des connexions avec des solutions professionnelles de mesure de la satisfaction client & « customer survey », telles que Olakala, Qualitelis ou Customer Alliance.

Avis-client-camping

2) Définissez un plan de communication pour fédérer & fidéliser :

La plus grande majorité de vos clients sont des utilisateurs réguliers d’internet, habitués à comparer en ligne, à discuter.
Il est donc indispensable que vous soyez présents en ligne, et que vous « occupiez le terrain ».

Pour autant l’important n’est pas d’être constamment présent, surtout si vous n’avez pas beaucoup de temps à consacrer à cela, mais c’est la régularité avec laquelle vous vous exprimez qui fera la différence. Ainsi vous allez fédérer et fidéliser votre communauté.

L’astuce pour cela ? Préparez votre plan de communication sur 12 mois, planifiez cette tâche ou déléguez-la à une agence de communication. Il y a des moments forts, qui peuvent être repris d’années en années, tels que l’ouverture des réservations, les fêtes (Noël par exemple). Ce plan de communication peut aussi bien vous servir pour les réseaux sociaux ou pour dynamiser votre site Internet et aider à commercialiser vos séjours camping.

N’hésitez pas enfin à déposer les avis de vos clients sur votre site internet. Votre webmaster peut vous y aider.

Plan de communication

3) Préparez les documents envoyés tout au long du parcours client :

Commencez votre nouvelle saison l’esprit léger ! Préparez en amont tous les documents que vous allez adresser à vos clients (confirmation de réservation, relance solde séjour, préparation de l’arrivée, attestation de séjour, envoi questionnaire satisfaction, voeux de fin d’année, campagnes de promotions, …).

Bonne nouvelle, une fois ces documents préparés, leur envoi peut être automatisé grâce à notre logiciel de gestion camping, mais également grâce à notre solution pour digitaliser le marketing de votre camping.

Document parcours client

4) Nettoyez votre base client aussi proprement que vos locatifs :

Depuis un certain nombre d’années vous avez établi des devis, vous avez accueilli des vacanciers dans votre établissement.
Autant de contacts qui viennent enrichir votre « base clients ». En chaque fin de saison, il est judicieux de donner un bon « coup de balai » et de nettoyer votre base clients, afin notamment de supprimer les doublons.
Ainsi vous pourrez redémarrer sur des bases saines votre démarchage commercial et vos campagnes d’e-mailing.

Scanner piece identité - detection doublons

5) Un site Internet camping tout beau, tout propre :

Votre site internet reflète l’identité de votre camping. Lorsqu’un internaute arrive sur votre site, il a déjà un pied dans votre établissement. Donnez-lui envie de passer ses vacances chez vous. C’est l’occasion de réfléchir sur la refonte de votre site internet, apportez-lui un coup de fraîcheur.
Profitez d’être en période calme pour mettre à jour toutes les informations de votre site internet, mettre en avant vos nouveautés, remplacer vos photos par des plus récentes, modifier tous vos documents (CGV, inventaires, règlement intérieur…), insérer les widgets liés à votre tunnel de réservation en ligne eSeason Resa.

Site Internet Camping porte entree du camping

6) Mettez à jour votre documentation :

Qui dit nouvelle saison, dit nouveaux produits, nouveaux services, nouveaux tarifs, un règlement intérieur plus étoffé, des inventaires plus fournis, …
L’occasion pour vous de mettre à jour tous ces documents, afin que vos clients aient en leur possession le maximum d’information avant même de réserver leur séjour.
Confort supplémentaire pour vos clients, mais également pour vos réceptionnistes, qui auront certainement moins d’appels téléphoniques pour des demandes d’informations diverses.

Elements basiques sur site internet Camping

7) Préparez votre tunnel de réservation et ouvrez vos ventes en ligne :

Dans le prolongement de votre site internet, votre tunnel de réservation fait partie de votre vitrine.

Votre tunnel de réservation doit être en parfaite harmonie avec votre site internet. Il est donc important de l’optimiser : couleurs qui respectent votre charte graphique, photos à renouveler, descriptifs hébergements à détailler, insertion de votre logo, des documents contractuels (CGV, l’assurance annulation).

Idéalement, ouvrir au plus tôt vos ventes en ligne pour la prochaine saison est le mieux. Si vous n’en avez pas la possibilité, pensez à préciser à vos clients à quel moment vous allez commercialiser vos produits. Vous pouvez même créer une communication sur les réseaux sociaux du genre « compte à rebours avant l’ouverture des résas », histoire de fédérer votre communauté d’internautes.

eSeason Resa - Systeme de réservation pour le camping

Niveau chiffres et statistiques :

8) Le bilan de la saison camping que vous venez de clôturer :

L’analyse statistique d’une saison de camping est une formidable aide à la prise de décision, pour peu que les indicateurs soient faciles à comprendre. Ces indicateurs clés de performance (ou Key Performance Indicators – KPI- en anglais) permettent de déterminer quel est votre produit phare, quels sont les hébergements qui se louent bien, ceux qui arrivent en fin de cycle de vie, les produits annexes à mettre en avant, « profilez » également vos clients.
Ainsi, vous pouvez déterminer les produits à mettre en place pour la nouvelle saison, les services à commercialiser et bien entendu fixer votre politique tarifaire ou l’ajuster (tarification dynamique ou pas).
Vous pourrez orienter vos investissements : achats de mobil homes ou autres locatifs, terrasses et autres produits inclus, faire des réassorts, …
Une fois de plus, bonne nouvelle, nos outils tels que notre logiciel camping et eSeason Digital Marketing, grâce aux différents indicateurs de performance (RevPar, taux d’occupation, taux de rétention, …), vous permettent d’analyser votre saison passée, la comparer avec d’autres saisons, et de vous projeter sur votre prochaine saison.

eSeason Digital Marketing - Piloter votre structure

Les points à vérifier post-saison sur le terrain de camping :

9) Les contrôles sur le terrain et à la réception :

A chaque fermeture du camping, voici le temps des « bilans ». Hormis le plus célèbre des bilans, le « bilan comptable », à plus petite échelle d’autres bilans sont indispensables pour le suivi et le contrôle de votre activité.

  • Cela peut prendre plusieurs formes : que ce soit l’entretien annuel des chauffe-eaux, le contrôle des extincteurs (et leur remplacement si besoin), le contrôle des talkies-walkies, en passant par entretien annuel des portes automatiques (de la réception, …),
  • L’analyse de votre parc informatique (serveur/ poste principal, postes secondaire, poste accès) avec le remplacement s’il y a lieu, montée en gamme et la vérification des préconisations demandées par vos différents fournisseurs de logiciel,
  • La téléphonie avec la mise en place d’un SVI (serveur vocal interactif, avec pré-décroché, …), et/ou avec la mise à jour de vos messages (congés annuels, …),
  • L’entretien annuel des climatisations, et sans compter l’entretien annuel (mise en route, mise hors gel) de vos accès (barrières, portillons, …).

N’oublions pas la mise hors gel de vos hébergements et de vos infrastructures (piscine, sanitaires, …). Là aussi le logiciel camping eSeason PMS peut vous aider à programmer une mise hors gel progressive de vos hébergements (jusqu’à la fermeture de votre établissement et ultérieurement une mise en route progressive (jusqu’à l’ouverture de votre camping).

Controlez le terrain et la reception

10) Gestion des produits et services annexes

Sur le terrain, vient le temps également de l’analyse des contrats avec vos différents fournisseurs, des révisions des contrats et des analyses comparatives, en terme par exemple de blanchisserie, produits ménagers, fourniture de gaz, outillage, … Une fois ces décisions prises, vous devez préparer vos stocks, avec le réassort des matelas, salons de jardin, barbecues, … mais également des stocks de vos produits annexes proposés à la location ou à la vente (lits bébé, chaises hautes, vélos, les produits personnalisables, …).
Avec eSeason PMS vous pouvez gérer la vente de vos produits dérivés et suivre les plannings de réservation des produits loués.

Gestion des ventes annexes avec eseason PMS

Le bilan de votre saison de camping, côté gestion :

11) Clôture de saison et création de saison suivante :

A la fermeture de votre établissement à la clientèle, débute pour vous toute une période riche en chiffres.
Il est temps pour vous de finaliser votre facturation, relancer les impayés, éditer les avoirs de rétrocessions des propriétaires loueurs, et bien d’autres tâches afin d’établir votre bilan comptable et pouvoir effectuer votre clôture de saison sur votre logiciel de gestion.
Une fois cette période importante traversée, vous pourrez vous atteler à la création de votre saison suivante. A ce niveau, nous proposons des prestations si vous souhaiter déléguer à notre équipe ce type de tâche. Grâce aux nombreuses fonctionnalités d’eSeason PMS, grâce à son interfaçage avec d’autres connecteurs (Payzen, Swikly, interface comptable, export assurance, …) votre gestion s’en trouve facilitée.

creation et cloture de saison

12) Il n’y a pas que les avis clients, mais également ceux de vos collaborateurs :

Y-a-t-il des tours en golfette qui pourraient être évités sur le camping ? Comment se sont passés les moments de « rush » à la réception ? Effectuez avec vos collaborateurs chaque année un petit brainstorming sur l’analyse de la saison passée (points positifs, points négatifs et pistes d’amélioration pour la saison à venir). Ces retours collaborateurs vont vous permettre également de vous remettre en cause et d’analyser vos process internes.
Ces process peuvent avoir un gros impact sur l’accueil des clients (aux barrières, à la réception), la gestion des arrivées, des départs, la gestion des cautions, le suivi administratif, …et donc de la satisfaction de vos clients.
Cela permettra de vous améliorer chaque année, pour une meilleure qualité de service, une meilleure expérience client et expérience utilisateur.

Pour simplifier vos process et les tâches quotidiennes de votre camping, là encore nos solutions peuvent vous aider. Par exemple eSeason Digital Marketing vous apporte son soutien dans la gestion des cautions, notre application mobile pour le personnel du camping vous fait gagner un temps considérable dans la gestion des arrivées et des départs, la gestion des ménages et la gestion des demandes d’intervention maintenance…entre autres exemples.

Avis de vos collaborateurs

13) Upgradez votre personnel !

Votre personnel saisonnier parti, vous vous retrouvez en comité restreint avec votre personnel à l’année. Peut-être que le feedback de votre personnel sur la saison a montré le besoin d’améliorer ou perfectionner des compétences sur les outils du quotidien (logiciels de gestion camping, par exemple…), aux langues étrangères…

Dans le cas de nos outils de gestion et de commercialisation pour le camping, on ne le répètera jamais assez, il ne faut pas hésiter à se former. Nous proposons des formations camping allant d’une heure à plusieurs jours, par téléphone ou en présentiel, en individuel ou en collectif. Ces formations peuvent aller de la formation sur nos outils en général ou sur des points en particulier (tarification, commercialisation sur le Web par exemple…)

Bonne nouvelle, l’opérateur de compétences (OPCO) dont vous dépendez peut vous apporter son aide pour le financement de formations.

(https://travail-emploi.gouv.fr/ministere/acteurs/partenaires/opco)

Logiciel gestion camping - productivité accrue

14) Réflexion et signature avec vos partenaires :

Autre point à préparer à la fermeture de votre saison, faire un point sur les partenariats commerciaux de votre camping :

  • Les comités d’entreprises : lesquels vous ont sollicités et quelle règle de commercialisation avez-vous mis en place avec eux (linéaires, en allotements, en gestion libre) ? Pour info, notre logiciel camping permet de mettre en place plusieurs mode de gestion, en fonction des partenariats que vous signez.
  • Les Tour Opérators (T.O) : lesquels vous ont contacté afin de distribuer votre camping sur leur plateforme de réservations ? En cela, l’analyse de votre saison, avec par exemple votre part de clientèle étrangère, peut vous permettre de détecter des T.O qui pourraient être intéressants pour toucher une clientèle internationale ou spécifique. Notre logiciel de réservation & channel manager pour le camping facilite énormément la gestion des réservations effectuées avec vos partenaires.
  • Les guides professionnels : votre présence y est quasiment indispensable, ne serait-ce que si vous avez un objectif de développement de votre visibilité en ligne. Après avoir effectué une première analyse des guides sur lesquels vous souhaitez vous positionner, et avoir défini votre budget publicité, préparez à l’avance les textes et photos à leurs transmettre.
Channel Manager

15) Gestion de vos résidents (propriétaires de mobil-homes):

Vos résidents, propriétaires de mobil-homes, sont de très fidèles clients. Afin de faciliter leurs démarches administratives, préparez en amont votre suivi administratif pour avoir rapidement des dossiers complets.
eSeason PMS peut vous faciliter cette gestion fastidieuse, notamment pour le suivi des échéanciers, de la signature des contrats annuels, de la transmission de documents (contrat entretien chauffe-eau, règlement intérieur signé, …) et
également dans la gestion des rétrocessions si vous travaillez avec des propriétaires loueurs.

Gestion proprietaires loueurs

La suite logicielle eSeason, un écosystème complet pour gérer
l’ensemble des activités de l’hôtellerie de plein air.

Sequoiasoft propose aux professionnels de l’Hôtellerie de Plein Air un ensemble de solutions couvrant leurs besoins essentiels.
La plupart des modules sont interfacés avec eSeason PMS, vous évitez ainsi les ressaisies et les risques d’erreurs. Vous gagnez du temps et améliorez la satisfaction de vos clients.


Logiciel de gestion camping (PMS)

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